Matrícula, notas, caja, asistencia y avisos a las familias: 16 módulos sobre una sola base de datos, donde la cuota que cobra la cajera es la que ve el padre en su celular. Sin pasar nada de un Excel a otro.
Vienen todos en la misma instalación, y quién entra a cada uno lo decide el colegio. El asistente SophIA trae 13 herramientas: registra un pago, matricula a un alumno, saca un reporte, responde sobre los datos. Quien puede registrar un pago a mano es quien puede pedírselo al asistente: el servidor comprueba el permiso igual que si abriera la pantalla.
La nota se teclea una vez, en el registro del docente. De ahí sale la libreta en formato MINEDU, y lo que la UGEL pida en otro formato se exporta a Excel.
Cuotas, comprobantes, estado de cuenta por familia e ingresos del día. La conciliación con el archivo del banco cruza los depósitos contra las cuotas sin marcar familia por familia, y lo cobrado engancha con facturación electrónica.
Un aviso masivo sale por cuatro canales: WhatsApp, correo, SMS y push a la app. El texto se escribe una sola vez y las 14 etiquetas se rellenan solas, {estudiante}, {monto-cuota} o {fecha-vencimiento}. Del envío queda historial con acuse de entrega por destinatario.
La lista diaria del aula y el marcaje de puerta van por separado. La entrada y la salida quedan con su hora, y ese marcaje dispara el aviso al celular del padre. El fotocheck sale impreso del mismo módulo, con su código para el lector.
El mismo dato del sistema, en el celular: Calificaciones, Agenda, Mis Tareas, Mis Exámenes, Asistencia, Compañeros, Docentes, Pensiones, Publicaciones, Mensajería, Notificaciones, Familia e Identificación, que es el carnet del alumno. Los módulos que se ven los decide el colegio desde la web. La app no se toca.
«Eliminar» marca la fila y guarda quién lo hizo y cuándo. Quien tiene el permiso la devuelve, y un retiro mal hecho en marzo no obliga a rehacer la matrícula.
Desmarcar un permiso esconde el botón. Y el servidor rechaza la operación aunque alguien reenvíe el formulario a mano.
Estudiantes y familias entran por importación masiva desde Excel, con sus credenciales, su QR y su código de barras generados en la misma pasada.
El sistema no se usa igual en marzo que en diciembre. Hay meses de matrícula, meses de caja y dos semanas en las que todo el colegio imprime libretas.
Se matricula por año, grado y sección, con el padrón cargado desde el Excel del colegio. Las cuotas del año quedan puestas y las credenciales de cada familia, generadas. Los 17 reportes de Matrículas se imprimen desde ahí.
Cada aula recibe su docente y su horario, y los permisos van por cargo. La app entra en el celular de la familia con el nombre y los colores del colegio. El primer marcaje de puerta ya avisa.
Se cobran las cuotas del mes, se emite el comprobante y sale el recordatorio de deuda. La conciliación con el banco cae aquí, al final de cada mes.
El docente cierra su registro del bimestre. La libreta oficial, el orden de mérito y el consolidado del aula se imprimen desde ahí.
Un comunicado, un recordatorio de cuota o el aviso de matrícula. Se escribe una vez, sale por los cuatro canales y el acuse queda por destinatario.
Depende de los módulos que active el colegio y del número de estudiantes. Es un servicio mensual, no una licencia que se compra. La cifra sale después de ver su caso: qué usa hoy, cuántas aulas tiene y si quiere la app de las familias desde marzo. Pida la demostración y se lo pasamos por escrito.
Sí. El registro del docente es por áreas, competencias e indicadores, y de ahí se imprime la libreta oficial en formato MINEDU. Del mismo registro salen el orden de mérito y los consolidados. Todo se exporta a Excel para lo que la UGEL pida en otro formato.
No. Los avisos salen por cuatro canales y la familia puede quedarse solo con WhatsApp o el correo. En la app están las notas, la asistencia, las pensiones, la mensajería y el carnet del alumno. Con varios hijos, una sola cuenta.
No, y preferimos decirlo antes de firmar. El SMS sale por un teléfono con una app de pasarela: funciona, queda en el historial como los demás canales, pero depende de esa línea y de su cobertura. Si hace falta volumen o una garantía comercial de entrega, eso se contrata con una operadora. WhatsApp, correo y push no tienen esa dependencia.
No se pierde. «Eliminar» marca la fila y guarda quién lo hizo y cuándo, y la fila se recupera. Quien no tiene el permiso tampoco llega a borrar, porque esa comprobación la hace el servidor.
Abrimos el sistema, cargamos un aula suya y le enseñamos cómo sale la libreta y cómo llega esa misma nota al celular del padre. Sin compromiso.